Primeramente, se debe comprender que el flujo de trabajo es una herramienta fundamental en el proceso de planificación de actividades empresariales. Al aminorar las probabilidades de incertidumbre, las tareas se vuelven más efectivas, eficientes y controlables, lo que hace posible una mayor gestión y materialización de los objetivos trazados. Se pretende de igual manera, mediante la herramienta de los flujos de trabajo, acrecentar y maximizar funciones ulteriores que permitan una mayor dinámica de los procesos que forman parte de una hoja de ruta, cuya finalidad es la mejora de los procesos productivos.

Describir y caracterizar cuáles son los aportes existentes, es decir: personal, materiales, equipos y recursos de otra índole; desarrollar la capacidad e ingenio para transformar estos aportes en productos y, concretar los elementos que se deben entregar, cuyos destinatarios son, los clientes que a fin de cuentas contribuyen en gran medida a la satisfacción de los objetivos trazados, traducen en esencia, los elementos que configuran el flujo de trabajo.  

Una aproximación más cercana, permite comprender que los flujos de trabajo sirven como diagramas para determinar los principales componentes de todo proceso, ordenando las actividades, seleccionando los símbolos o referentes precisos para cada actividad, estableciendo concomitancias entre las tareas e indicando el comienzo y el final de todo el proceso.  Se trata de establecer mejoras de tipo estructural, para propender a una mayor integralidad de la división del trabajo desde la óptica del funcionamiento departamental. También, contribuir a la delimitación de las responsabilidades de cada empleado, haciendo más efectiva la toma de decisiones y aumentando los niveles de comunicación puertas adentro.

Otros elementos como son: elevar los niveles de comunicación entre áreas de trabajo, ahorrar tiempo y dinero para futuros procesos de inversión e integrar los procesos empresariales para favorecer la coordinación que se requiere, son solo posibles mediante el diseño de un flujo de trabajo empresarial. 

Ahora, ¿qué importancia tiene la digitalización de esta importante herramienta? La respuesta radica en las ventajas que hoy en día brindan las nuevas tecnologías, permitiendo una mayor agilización de los procesos, en virtud de aminorar la ralentización de las actividades y objetivos trazados. Una mayor automatización elimina las dilaciones propias del trabajo fundamentado en procesos manuales y de papeleo, haciendo de toda organización empresarial, una entidad capacitada para maximizar su eficiencia, ahorrando tiempo y dinero.  Dicho lo anterior, la forma como se adentra la empresa en el proceso de transformación digital, evidencia un desafío y una decisión relacionada con el liderazgo, a fin de no quedar a la zaga en un escenario de gran competitividad global.

La formación y adiestramiento del personal de toda empresa en el manejo de las nuevas tecnologías, paso esencial en la puesta en marcha de la digitalización del trabajo, favorece la logística que se despliega para consumar objetivos estratégicos. Se trata de agilizar los procesos de cambio, elevando al máximo los niveles de productividad.

Si hacemos un poco de retrospectiva, debemos recordar que, la era de la transformación digital de la empresa comenzó el siglo pasado, por allá en los años 60 cuando se le dio curso al primer gran ordenador de escala empresarial, (Mainframe) un IBM, cuyo sistema 360, permitió la digitalización de los flujos de información que impulsaron la toma de decisiones a nivel corporativo. Posteriores invenciones como los PC, MS Windows, Cliente/Server, la Web, Movil, entre otros, fueron de gran importancia para permitir el viraje de las relaciones de trabajo conocidas hasta entonces: sistemas de facturación, control de inventarios, cuentas por pagar y nóminas, trascendieron enormemente, modificando substancialmente la forma de cómo hacer negocios. A la par, la creación del correo electrónico, (años 70) y la aparición de la web (años 90) modificaron la forma de comunicación hasta la actualidad, observándose en ese sentido, que las tecnologías han estado evolucionando con creces, coexistiendo unas con otras y llegando a producir saltos cuánticos (tercera ola de la revolución tecno-científica) que han acelerado las relaciones de producción, distribución y consumo en los últimos años. 

Se mencionan algunos ejemplos del viraje tecnológico actual y cómo viene contribuyendo a una mayor digitalización de la empresa, profundizando los procesos logísticos que hoy en día se emplean en las relaciones de mercado:

El internet de las cosas IOT (Internet of Things): se trata de un proceso tecnológico, que hace posible la conexión a tiempo real a través de sistemas de sensores formados por chips, actuadores, contadores, cámaras y otros elementos de avanzada, relacionados con la robótica. Que interactúen los objetos en procesos de detección, cuantificación, transmisión de imágenes y compilación de datos, no es cosa de la mera imaginación, ya están siendo empleados hoy en día en el mundo de los negocios.

Big Data:   Crear y multiplicar datos de forma masiva, logrando procesos de inferencia para predecir cambios a nivel organizacional, desarrollar eficientemente el control de stock e inventarios, aumentar los controles para prevenir posibles fraudes y, facilitar la innovación de productos analizando detalladamente el comportamiento de la demanda mediante el análisis de páginas web, son solo algunos ejemplos de las bondades que ofrece esta tecnología.  

Paperless Office: La posibilidad de digitalizar la documentación que se genera a nivel empresarial, es otra ventaja que ofrecen las nuevas tecnologías. Se trata de conseguir como objetivo de base, la eliminación de las versiones de documentos que son innecesarias, disminuyendo a su vez, las probabilidades de que se cometan errores humanos que pudieran entorpecer las labores de ordenamiento de la información. La reducción de tiempo y espacio es sorprendente cuando se decide digitalizar la información que se encontraba en físico.

Mobile App:  las aplicaciones diseñadas y ajustadas a teléfonos móviles, hacen posible la realización de cualquier transacción, agilizando los procesos de oferta y demanda de bienes y servicios, y facilitando las relaciones entre las empresas, los clientes y usuarios. 

Finalmente, se puede apreciar que, el proceso de transformación digital traduce en esencia, el liderazgo de toda empresa que pretenda ser ampliamente competitiva en el actual estadio de la economía global. Su estabilidad, evolución e incluso, supervivencia, está inexorablemente relacionada con los procesos de innovación tecnológica que hoy en día están robusteciendo e impulsando el mundo de los negocios.