La transformación hacia la digitalización documental: Retos y Beneficios

La digitalización, en todo su amplio alcance, es un fenómeno global que no tiene pocos años, pero, a pesar del recorrido y los avances tecnológicos, en el mundo de la Gestión Documental todavía queda mucho por hacer.

Cada día es más común, por no decir indispensable, realizar nuestras tareas cotidianas a través de dispositivos electrónicos, bien sea con fines investigativos, informativos, trámites legales, recreativos o de comunicación, casi toda la información está en el mundo digital.  Sin embargo, el papel sigue teniendo un flujo importante dentro de la gestión de empresas y organizaciones que mantienen su archivo histórico y, por diversas razones, aun no dan el paso a la transformación digital.

A pesar de que nos encontramos en una avanzada era de la digitalización, aún hay retos que asumir dentro de la Gestión Documental, y uno de esos grandes retos es la capacitación y concientización del personal encargado de administrar los archivos de cada organización sobre la necesidad de contar con un software de gestión documental que facilite la localización y flujo de documentos. En muchos casos, dentro de las compañías, los usuarios crean carpetas digitales en los ordenadores, basándose en su propio criterio de “archivología”, estas acciones no necesariamente van a solucionar la gestión documental, por el contrario, podría causar un desorden mayor sin la debida asesoría de expertos.

Otro de los grandes retos a afrontar es la integración del sector público a los servicios de digitalización; es importante para las organizaciones gubernamentales realizar una transición efectiva hacia la gestión digital, ya que esto generaría una reducción importante en costos para el estado y aceleraría los procesos de atención a la ciudadanía.

¿Cómo la transformación digital ayuda a mejorar los procesos en cualquier organización pública o privada?

No son pocos los beneficios de entrar en la era digital, desde lo económico hasta lo ambiental. Pero entremos un poco más en detalles.

Al migrar la base de archivos físicos hacia plataformas digitales se logra una reducción significativa del consumo de papel, del uso de fotocopiadoras (implica el uso de tóner o tintas en el caso de las impresoras); el flujo de la información se agiliza y mejora la calidad de los tiempos de entrega en los procesos, contribuyendo a crear un ambiente laboral más agradable; libera y gana espacios físicos antes destinados al almacenamiento del papel; incentiva el reciclaje. Por otra parte, también facilita el acceso a los datos desde cualquier lugar mediante el uso de dispositivos con conexión a Internet; optimiza los controles y seguimiento de los archivos compartidos y garantiza la conservación de los documentos, ya que no se deterioran con el paso del tiempo.

Para cada propósito, bien sea empresarial, educativo, gubernamental, científico o el sector salud, la digitalización se ha convertido en una necesidad, pero esta necesidad tiene que estar acompañada por un proyecto de Gestión Documental integral, con base en la implementación de un software que permita la optimización de los procesos y la asesoría de expertos que garanticen la administración eficaz de la información.

Estamos frente a una amplia alternativa de aplicaciones de digitalización que en esta nueva realidad se hacen imperativas, más allá de protocolos de seguridad y prevención, este periodo de transición reitera la flexibilidad de estas soluciones en la transformación de las cadenas de procesos que hoy se hacen menos complejas y muy eficientes.

En CloverFile ofrecemos soluciones en Gestión Documental integral, para incorporar a las organizaciones hacia la transformación digital permitiéndoles optimizar los procesos y preservando su patrimonio archivístico.